Business Process Management (BPM)
Alles was Sie über BPM wissen müssen
Business Process Management (BPM) – haben Sie bestimmt schon mal gehört? Neumodisches Geschwätz würde ein bodenständiger Schwab sagen. Wir jedoch sind angetreten, Ihnen die neuesten Trends und Entwicklungen verständlich zu erklären und wenn möglich, sachgerecht an Praxisbeispielen zu erläutern: also von „Was ist BPM?“ bis „Wie können Sie ihre Prozesse damit gestalten?“
Begriffe, Ansätze, Werkzeuge, Kosten und Beispiele zur Umsetzung werden wir auch anhand unseres LCM Moduls BPM beleuchten und den Nutzen für Ihre täglichen Aufgaben und Prozesse herausstellen. Sie können sogar mitgestalten! Durch Ihre Fragen oder Anregungen beeinflussen Sie direkt die Themenbereiche und finden Antworten oder Anregungen für die Praxis.
Dazu haben wir untenstehendes Formular eingerichtet, um Ihre Fragen aufzunehmen. Wir würden uns freuen, wenn Sie dadurch mit Ihren aktuellen Fragestellungen bzw. Themen andere Interessenten praktisch unterstützen.
Teil 1: BPM – Theorie und Ansatz in der IT
Ein Akronym mit mehr als 20 Bedeutungen. In der IT und der Wahrnehmung der Geschäftsprozesse von Unternehmen verwendet man die Abkürzung BPM als Business Prozess Management.
Laut Wikipedia beschäftigt sich BPM mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ganzheitliche Ansätze des Geschäftsprozess-managements adressieren nicht nur technische Fragestellungen, sondern insbesondere auch organisatorische Aspekte, wie die strategische Ausrichtung, die Organisationskultur oder die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten.
Soviel zur Theorie, die es aber schon sehr treffend beschreibt, denn alle Elemente von Technologie, Prozessen, bis zur Kultur sind enthalten und verweisen auch direkt auf die Gestaltung durch die Menschen hin. Warum ist BPM aber nun aktuell der „letzte Schrei“, um im Slogan der modernen IT-Kultur zu sprechen.
Die Frage lässt sich mit dem stetigen und immer schnelleren Wandel der IT, ihrer Möglichkeiten und daraus entstandenen Technologiesprünge gut beschreiben. Mit dem Einzug der IT in die Unternehmenslandschaften wurden stetig neue Ansprüche und Dimensionen von Effektivitäts- und Effizienz-steigerungen erwartet. Zu Recht! Denn nur so konnten die Geschäftsprozesse im gleichen Maße entwickelt und modernisiert werden. „Gestern“ wurde erfasst und verwaltet, „Heute“ managen wir unsere Abläufe und „Morgen“ geht es um die Sicherung von Qualitätsansprüche, Compliance und übergreifendes Informationsmanagement. Über alle Prozesse im Unternehmen, von der Wertschöpfungskette, über Einkaufs-und Lieferantenprozesse bis hin zum mittlerweile erfolgskritischen Thema der Compliance-Excellence. BPM wird also in der Bedeutung „Morgen“ Ihre Organisation mit den richtigen IT-Mitteln unterstützen. Welche das sind, welche Werkzeuge die IT dafür schon hergezaubert hat und warum dabei die „Beste Theorie“ in der Praxis nicht empfohlen wird, davon berichten wir im 2. Teil ausführlich.
Teil 2: Von der Theorie zum Ansatz
Business Prozess Management werden Sie in Ihrem Umfeld sicher schon oft gehört haben. Mit der „Brille der IT“ ist doch immer alles EASY ! Die Systeme sind lt. IT-Infrastrukturkonzept vorhanden oder schon ausgewählt, die Prozesse irgendwann analysiert, vielleicht auch dokumentiert und die Organisation lebt diese. So weit so gut. Aber : ACHTUNG! – hier fängt die im Teil 1 beschriebene Unsicherheit mit, von oder über BPM schon an. Da sich auch Ihre Organisation oder Strukturen und Verantwortlichkeiten alle 3-4 Jahre verändert, Mitarbeiter neu integriert werden und Prozesse sich an den strategischen Zielen des Unternehmens neu ausrichten, brauchen Sie dringend klare und verlässliche Methoden und Lösungen, um sich entlang dieser Herausforderungen zu entwickeln. Hier möchte ich nun ansetzen und mit der Theorie von Begriffen und Werkzeugen beginnen.
Um BPM nachhaltig in Ihrer Organisation zu integrieren beachten Sie dreierlei Schritte:
Die Analyse - Wissensaufbau über Begriffe und Definitionen
Die Modellierung - Strukturieren von Prozessen mit Werkzeugen und Tools
Die Integration – integrieren der Definition praktischer Prozesse in die Applikation
Im ersten Schritt ist es angebracht sich über die Begriffe und Definitionen zu verständigen. Es gibt ein Gremium zur Standardisierung der BPM – Methodik mit Werkzeugen, genannt OMG. Das aktuellste Werkzeug ist die BPMN2.0-Beschreibung. Diese ist ein Set aus „Malwerkzeugen“, Interaktions- und Aktivitätselementen mit denen man im XML-Format seine Abläufe und Prozesse definieren kann. Diese werden in sogenannten Konversations- und Choreographiediagrammen dargestellt. Die Konversation (die Y-Achse) beschreibt die Kommunikation und Interaktion zwischen den beteiligten Bereichen, Abteilungen oder Verantwortlichkeiten. Auf der X-Achse wird die Choreographie, also der Ablauf oder die prozessuale Folge von Aktionen, Tätigkeiten oder Aufgaben beschrieben. Zusammenfassend verständlich und übersichtlich sind alle wissenswerten Begriffe im BPM-Poster auf www.bpmb.de/poster dargestellt.
An dieser Stelle sollte unbedingt erwähnt werden, dass die Fachbegriffe für die Fachorganisation nur informativ sind. Nutzen Sie dieses Wissen um mit Ihrer IT in der gemeinsamen Erstellung und Erarbeitung einer BPMN-Notation auf Augenhöhe zu argumentieren. Der Wissensträger Ihrer zu strukturierenden Prozesse sind immer die Fachabteilungen. Deshalb sprechen Sie Klartext – ohne Umschweife, und formulieren Sie Ihre Anforderungen an die IT. Malen Sie Ihre Prozesse auf, skizzieren Sie Ihre Abläufe, beschreiben Sie Ihre Verantwortlichkeiten, vermerken Sie Ihre Freigaben, Aufgaben und Abbruchstellen. „Dokumentieren geht über Studieren“ – könnte man dazu auch sagen, soll heißen: „einfach und verständlich“. Denn nun kann der nächste Schritt folgen.
Im Abschnitt „Modellierung – Strukturieren von Prozessen mit Werkzeugen und Tools“ wird die Aufgabe der IT näher beleuchtet. Nachdem der organisatorische Ablauf eines Prozesses mit bewährten Mitteln beschrieben wurde, kann mit der nachhaltigen technologischen Beschreibung mittels BPMN2.0 begonnen werden.
Über die verschiedenen Vorgehens- und Herangehensweisen sowie nützliche Tipps lesen Sie in unserem nächsten Teil unserer Serie!
Teil 3: Die Modellierung - Strukturieren von Prozessen mit Werkzeugen und Tools
Nachdem der organisatorische Ablauf eines Prozesses mit bewährten Mitteln beschrieben wurde, kann nun mit der nachhaltigen technologischen Beschreibung mittels BPMN2.0 begonnen werden. Damit rückt im Punkt „Modellierung – Strukturieren von Prozessen mit Werkzeugen und Tools“ das Werkzeug in den Mittelpunkt des Handelns. Sogenannte BPM-Suiten sind standardisierte Werkzeuge die Softwareanbieter als Freeware oder Tools anbieten. Vergleiche, sogenannte Benchmarks, haben ergeben, die Top-Ten-Anbieter sind in Mächtigkeit von Funktionen, Elementen, Bedienung und Prozessmodellierung ähnlich. Die Anforderungen in den Unternehmen sind jedoch zu individuell, so dass keines der Tools sie vollständig erfüllen kann (siehe Computerwoche 5/14, Artikel J. Hackmann “BPM-8 Tools im Vergleich“).
Damit ist klar: Nicht das Werkzeug ist wichtig, sondern das Ziel. Deshalb Augen auf bei der Auswahl, denn es gibt mittlerweile Fachapplikationen (z. B. LCM von TQG), bei denen das Werkzeug gleich in die Applikation maßgeschneidert für die fachspezifischen Prozessanforderungen (Bsp. bestimmte Vertragsprozesse) integriert und bedienerfreundlich für individuelle Abläufe ausgelegt ist. Dazu ist in diesen Applikationen ein gängiges BPM-Tool in das Produkt integriert. Somit ist das Werkzeug in das Zielobjekt integriert und Sie haben nur noch einen Ansprechpartner bei späteren Versionierungen oder Updates. Von der Fachkompetenz können Sie bei der Selektion der richtigen Bausteine zur Prozessmodellierung getrost profitieren.
Über die Integration der praktischen Prozesse in die Applikation sowie nützliche Tipps lesen Sie im letzten Teil unserer Serie.
Teil 4: Die Integration – integrieren der Definition praktischer Prozesse in die Applikation
So können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Erstens, die Prozessintegration erfolgt direkt am Fachprozess bzw. dem Fachtool und mit deren späteren Anwendern. Und zweitens minimieren Sie den Abstimmungsaufwand zwischen IT und Fachbereich erheblich. Damit bleibt Zeit für den Fachprozess und die wichtige Qualitätsschleife bei der Erprobung und Sicherstellung des Prozesses und der Einweisung der Mitarbeiter. Der ist auch notwendig, denn im Ergebnis der Bemühungen, einen Prozess zu modellieren und diesen dann in einer Fachapplikation zu integrieren, steht als wichtigster Nutzen, den späteren Anwender mit einem „Aufgaben-Management“ in einfachster Art und Weise am Prozess zu beteiligen. Hier könnte man vom „One-Click-Wonder“ sprechen: eine Arbeitsfläche, auf der wie im Mailsystem nur die Aufgaben sichtbar sind, die ich zu erledigen habe. Einfach Aufgabe auswählen, über was, wie und warum informieren und erledigen. Alles in einem Aufwasch, schnell und effizient! Das ist das Ziel aus Anwendersicht. Aus der Sicht der Fachbereichsverantwortung kann in Zyklen der modellierte Prozess ausgewertet werden. Wie oft, wie termingerecht, wie korrekt – nach solchen Key Performance Indicators (KPI) kann dann der Prozess überwacht, verbessert und mittels Aufwand-Nutzen-Betrachtung agil verändert werden.
Dabei gilt natürlich gerade nach der eingangs beschriebenen BPM-Historie: ohne Investition keine messbare Verbesserung, ohne Menschen keine Veränderung (im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)) und ohne Controlling keine Messbarkeit. Wie die Grafik oben zeigt, ist die BPM-Methodik eine Investition, die die Qualität steigert und die Kosten langfristig minimiert. Es kommt auf die Sicherstellung der messbaren Qualität, gerade in den administrativen Prozessen an. Die Zukunft heißt: mit Agilität die Anforderungen in den Organisationen, die Messbarkeit der Leistungen und die Motivation der Mitarbeiter in den Unternehmen fördern und fordern. Dafür ist der beschriebene Ansatz ein probates Mittel, den staubigen Weg von BPM wieder ins „rechte“ Licht zu rücken, weil nicht mehr nur die IT-Lösung, sondern die wesentlichste Komponente im Vordergrund steht: Der Mensch im Fachprozess, gemessen an seinen Aufgaben und seiner Verantwortung.
Wir freuen uns auf Ihre Fragen rund um BPM!
FAQs
Why business process management is difficult? ›
Meeting consumer requests and adapting to continuously changing market trends are two major challenges that business process management faces. When a change in company objectives, wants, and demands are considered, it becomes evident that an adaptive system is required for successful BPM.
What is Process Management Short answer? ›Process Management refers to aligning processes with an organization's strategic goals, designing and implementing process architectures, establishing process measurement systems that align with organizational goals, and educating and organizing managers so that they will manage processes effectively.
What is business process management in simple terms? ›Business process management (BPM) is a discipline that uses various methods to discover, model, analyze, measure, improve and optimize business processes. A business process coordinates the behavior of people, systems, information and things to produce business outcomes in support of a business strategy.
How important is the business process management in the organization? ›BPM enables organizations to align business functions with customer needs, and helps executives determine how to deploy, monitor and measure company resources. When properly executed, BPM has the ability to enhance efficiency and productivity, reduce costs, and minimize errors and risk – thereby optimizing results.
What is the challenge for BPM? ›Everything needs to be assessed and understood properly before taking a key decision. One thing, which is commonly missing in practicing the BPM model is the failure to correlate and collaborate all the actions under one roof, in short, the lack of governance is the main challenge here.
What problem does BPM solve? ›Business process management (BPM) is a field in operations management that focuses on improving corporate performance by managing and optimising a company's business processes.
What is BPM with example? ›BPM is usually defined as a discipline or practice, but it is also an umbrella term to describe tools. Here's a fundamental example: BPM is usually defined as a discipline or practice – similar to DevOps, for example – rather than something you buy or otherwise simply implement and complete.
What are BPM tools used for? ›BPM tools are used to design a systematic approach to optimize business processes. They are used to model, implement, and automate business workflows with the goal of improving corporate performance by minimizing errors, inefficiencies, and miscommunication.
What is process management skills? ›Business Process Management (BPM) can help optimize procedures throughout an organization by implementing its five-step methodology: Design, Model, Execute, Monitor and Optimize. BPM utilizes a holistic approach which focuses on improving processes throughout the organization as a whole.
What is the biggest benefit of using BPM technologies? ›In the short term, BPM helps organizations decrease costs and increase efficiency. This can mean more revenue and growth for companies, as well as increased speed, organization, and efficiency for government agencies. In the long run, BPM helps create competitive advantage by improving organizational agility.
What can you say about BPM in the field of IT? ›
What is IT-BPM? Information Technology and Business Process Management or IT-BPM is when foreign brands, multinationals, and even startups engage the services of a third-party vendor to manage certain aspects of their work operations.
What is the difference between BPO and BPM? ›Many companies use BPM to stand for business process management, a replacement of the unpopular term BPO (business process outsourcing) coined by journalists to refer to shifting call centers overseas. This was formally recognized as a business strategy in 1989.
Why is it important to understand business processes? ›The importance of business processes cannot be overstated. Optimizing business processes can help you avoid mistakes and delays, improving cost-effectiveness, productivity, supplier relationships, and customer satisfaction.
Why is it important to know business process? ›Business processes are important because they are a step by step guide that describes how things are done the best possible way and makes it easier to focus on improving business processes. Business processes have a vital role to play in the efficient and effective functioning of the organisation and structure.
Can business process management make a difference? ›Business process management finds the gaps in personnel policies and keeps valuable employees on the job rather than updating their credentials. An important tenet of business process management is developing processes that work toward goals rather than sound good in theory.
What are challenges in process? ›- Are customer orders not completed or delivered on time?
- Are customers complaining about service levels?
- Is unprecedented growth creating concerns for how work is getting done?
- Is poor communication across departments causing delays in decision making and concern among managers and employees?
Process Issue is a point of discussion or controversy that involves the parties in taking affirmative and negative positions regarding some ambiguous event or activity that happens within a given process.
What is a good BPM? ›A normal resting heart rate for adults ranges from 60 to 100 beats per minute. Generally, a lower heart rate at rest implies more efficient heart function and better cardiovascular fitness. For example, a well-trained athlete might have a normal resting heart rate closer to 40 beats per minute.
What are BPR tools? ›Tools used in Business Process Reengineering can include organizational charts, workflow analysis, benchmarking, job descriptions, business process mapping, and others.
How BPM helps in improving business strategy? ›BPM enables an enterprise to align its business processes to its business strategy, leading to effective overall company performance through improvements of specific work activities either within a specific department, across the enterprise, or between organizations.”
How do you manage business processes? ›
- Step 1: Design. Business analysts review current business rules, interview the various stakeholders, and discuss desired outcomes with management. ...
- Step 2: Model. ...
- Step 3: Execute. ...
- Step 4: Monitor. ...
- Step 5: Optimize.
A BPM platform provides a framework and tools for managing the tasks and workflow in a process related to people or systems. A BPM (or BPMS) platform typically includes: A process builder that is used to design and manage a series of linear or parallel human and machine tasks that constitute a process.
What is BPM in ERP? ›However, Enterprise Resource Planning (ERP) revolves around organizational resources and business functions. While Business Process Management (BPM) revolves around business processes. One of the key differences between the two is that BPM is much more process-focused whereas ERP is limited to organizational functions.
Is business process management a good career? ›According to the Bureau of Labor Statistics (BLS), the job outlook for business process managers is strong. The BLS projects that employment in the field of operations research, which includes business process management, is expected to grow by 27% in the coming decade.
What skills are needed for process improvement? ›- Project Management.
- Leadership.
- Change Management.
- Strategic Planning.
- Management.
- Problem Solving.
- Sql.
- Strategy.
They were initially identified as five functions by Henri Fayol in the early 1900s. Over the years, Fayol's functions were combined and reduced to the following four main functions of management: planning, organizing, leading, and controlling.
Is BPM a benefit? ›- 1) Improved Business Agility. Companies must have the ability to react to change. ...
- 2) Increased Efficiency. ...
- 3) More Complete Visibility. ...
- 4) Ensured Compliance and Security. ...
- 5) Easier Transfer of Business Knowledge. ...
- 6) Increased Opportunities for Continuous Improvement.
- Improved Business Agility. ...
- Reduced Costs and Higher Revenues. ...
- Higher Efficiency. ...
- Better Visibility. ...
- Compliance, Safety and Security.
- Define the problem and the project goals.
- Measure current processes and collect data.
- Analyze data to find the cause of the process errors.
- Improve the process.
- Control the process to help ensure the problem does not reoccur.
An IT-Business Process Management (IT-BPM) contract is a formal agreement between a client and a service provider to take over a “pre-agreed portion” of the client's business operations. This “pre-agreed portion” is documented in the contract as the scope of work (SOW).
WHY IT-BPM is an important sector in our country? ›
Aside from better coordination procedures with government, IT-BPM enterprises benefit from a sound telecommunications infrastructure in the country as well as a stable pool of skilled professionals in urban cities, where the population base is growing at stable replacement rates.
Why is IT important to have a clear understanding BPM contract? ›An effective BPM solution will help business owners identify the processes they need to include in order to get the outcomes they need. It's important to identify where a business is in terms of business process management, not just overall, but for each upcoming project.
What are the benefits of BPO? ›- Cost Savings. One of the significant, key advantages of outsourcing business functions is the cost savings that come along with it. ...
- Cost Savings. ...
- Saving Time. ...
- Saving Time. ...
- Greater Efficiency. ...
- Greater Efficiency. ...
- Focus on Core Business Functions. ...
- Focus on Core Business Functions.
There isn't a ton of data to separate among BPO and BPM, yet BPO is more centered around reevaluating, while, BPM is more centered around the executives related assignments. Re-appropriating, is the business that spotlights on assignments, going from assembling items to giving client care.
What are the 4 BPO services? ›- Front-Office BPO.
- Back-Office BPO.
- Offshore BPO.
- Nearshore BPO.
- Onshore/Domestic BPO.
Disadvantages of BPM
It does not allow for processes to be repeated. It tends to limit innovations due to its highly rigid framework. Its structure does not allow flexibility for employees to work on solutions in whatever way they deem fit.
Insufficient And Incorrect Placement Of Resources
The skilled human resources, adequate budgeting/funding, correct set of BPR tools, knowledge directory and experience in the system in and out, availability, and timely approval; all of these must be on- all set and ready to go.
- Are customer orders not completed or delivered on time?
- Are customers complaining about service levels?
- Is unprecedented growth creating concerns for how work is getting done?
- Is poor communication across departments causing delays in decision making and concern among managers and employees?
- Risk reduction.
- Better organisational control.
- Optimised processes.
- Increased agility.
- Improved collaboration.
- Workflow automation.
- Ensured compliance.
- Overview of organisational goals.
BPR allows companies to redesign their processes by enabling cross-functional teams to work together to determine areas of improvement and ways to optimize them for maximum value.
Why do we use BPR? ›
When to Use Business Process Reengineering (BPR) The benefits of BPR are countless – increased revenue, improved customer service, reduced cost, higher employee retention, faster processing time. Nearly any business benefit can be gained from business process reengineering.
How do you achieve successful BPR? ›- Agency/Leadership Commitment and Sponsorship. ...
- Inclusion of the Right People. ...
- Clear Understanding of the Business Needs. ...
- Crucial Change Management. ...
- Ongoing Continuous Improvement.
Following inadequate approach, affected people not informed, culture of construction firms, using inappropriate tools, using external consultants, undefined core processes, and fear and resistance to change are the most important barriers to successful BPR endeavours.
Why might BPR fail in an organization? ›BPR process may fail due to change management and factors including are; problems with communication i.e. change may not be communicated properly, failure may be due to poor communication or lack of reward and motivation, resistance to change is one of the common factor faced by most of the organization and one of the ...
How do you suggest process improvements? ›- Communicate “why” process improvement is required. ...
- Embed functional and communication expertise in the implementation team. ...
- Drive employee ownership of the solution. ...
- Develop reference materials, train effectively, and track competence. ...
- Ensure leaders walk the talk.
- Moving beyond tech deployments. ...
- Poor buy-in from executive leaders. ...
- Poor buy-in from end-users. ...
- Being agile (enough) ...
- Setting a core KPI.
BPM is usually defined as a discipline or practice, but it is also an umbrella term to describe tools. Here's a fundamental example: BPM is usually defined as a discipline or practice – similar to DevOps, for example – rather than something you buy or otherwise simply implement and complete.
What is an example of process management? ›Examples of management processes would include, but are not limited to: Aligning the company strategically, defining the corporate mission statement or formulating corporate goals.
How business process management affects the performance of an organization? ›BPM helps organization in structuring its repetitive tasks bigger organizations find it harder to respond environmental changes as quickly as smaller size organizations do which hinders their continuous growth, to solve this issue BPM helps bigger size organizations by structuring methods for performing continuously ...